Nie mehr Fristen verpassen
Konica Minolta
Wer täglich mit Verträgen und Vereinbarungen aller Art zu tun hat, der weiß: Verträge verschwinden schnell im Aktenordnern der jeweiligen Abteilungen, die Suche danach gestaltet sich oft schwierig.
Ein Expertenkommentar von Johannes Bischof, Konica Minolta Business Solutions. Der Überblick geht verloren und Fristen und Laufzeiten werden schnell übersehen. Oft werden sogar Verträge automatisch verlängert, auch wenn sie nicht mehr gebraucht werden oder wichtige Kooperationen laufen aus, ohne dass es bemerkt wird.
Was neben Fristen weiters auch gerne übersehen wird: Welche Leistungen eigentlich vereinbart wurden. Viele Services werden nicht abgerufen, weil schlicht darauf vergessen wurde. Ebenfalls immer noch Alltag – was eigentlich längst vergange sein sollte: Mitarbeiter arbeiten mit Kalendererinnerungen, um den in einer Mappe abgelegten Papiervertrag rechtzeitig zu überprüfen. Und wenn der Mitarbeiter auf Urlaub ist, kennen sich die Kollegen nicht aus – und das Chaos ist perfekt.
Digitales Vertragsmanagement
All das verhindert ein digitales Vertragsmanagement. Egal ob operative Verträge, Rahmenverträge, Lizenz- oder Wartungsverträge und dazugehörige Nebenvereinbarungen: Die abteilungsübergreifende, digitale Erfassung von allen zum konkreten Vertrag gehörenden Dokumenten, das beinhaltet etwa auch E-Mails oder Protokolle, sorgt für mehr Kontrolle und Überblick. Damit sind inhaltliche Recherchen im gesamten Vertragstext bis zur Auswertung sämtlicher relevanter Vertragsparameter auf Knopfdruck machbar.
Die einfache Bewertung der Verträge, beispielsweise nach Vertragswert oder -laufzeit, erleichtert zudem das Controlling ungemein. Aber auch in Sachen Datensicherheit bietet digitales Vertragsmanagement große Vorteile. Denn durchdachte Berechtigungskonzepte verhindern den unkontrollierten Zugriff auf Verträge. Mitarbeiter können also nur auf jene spezifischen Verträge und Informationen zugreifen, für die sie eine Berechtigung haben - kein Vergleich zum alten Aktenarchiv.
(Zur Person: Ing. Johannes Bischof, MBA, ist Geschäftsführer Österreich Konica Minolta Business Solutions und zudem als Managing Director Cluster West verantwortlich für die Länder Deutschland, Belgien, Niederlande und Österreich.)
