Vereinfacht vieles

Johannes Bischof, Experte für digitale Workflows. (c) Konica Minolta

Unzählige E-Mails laufen mittlerweile jeden Tag durch die Postfächer der heimischen Unternehmen.

Ein Expertenkommentar von Johannes Bischof, Geschäftsführer von Konica Minolta Business Solutions. Mitarbeiter verbringen dadurch entsprechend ebenso unzählige Arbeitsstunden mit der aufwendigen Verwaltung, sowie mit der Ablage und Sicherung dieser Nachrichten. Der Einsatz intelligenter digitaler Lösungen kann diese Prozesse nicht nur signifikant vereinfachen sondern parallel auch eine Vielzahl von Arbeitsschritten optimieren.
Bei digitalen E-Mail Management-Systemen werden alle eingehenden und ausgehenden Nachrichten inhaltlich ausgelesen und automatisch analysiert. Geschäftsrelevante Nachrichten und ihre Anhänge werden automatisch erkannt und in sogenannten Drag & Drop Ordnern abgelegt. Zusätzlich werden die E-Mails in digitalen Akten transparent und nachvollziehbar einsortiert sowie in die unternehmenseigenen Akten- und Ordnerstrukturen integriert.

Modulare und flexible Erweiterung
Durch derart bedienungsfreundliche Ablagen können alle Nachrichten entsprechend zeitnah auffindbar und zudem in ihrer ursprünglichen Form erhalten werden. Das ermöglicht zusätzlich einen abteilungsübergreifenden wie auch unternehmensweiten Zugriff und die Verwaltung von E-Mails über jeden Arbeitsplatz. Die datenbankbasierte Anwendung verteilt die Inhalte automatisch an die unternehmensinternen Bearbeitungsstellen.
Die Verknüpfung der E-Mail Server mit dem digitalen Archiv ermöglicht die gewohnte Benutzung der bevorzugten Oberfläche und die Weiterverarbeitung der Daten über digitale Workflows. Diese vereinfachen wiederkehrende Vorgänge, die bis jetzt manuell ausgeführt werden mussten. Darüber hinaus kann der Funktionsumfang der digitalen E-Mail-Management Prozesse modular sowie individuell und flexibel erweitert werden. Dadurch werden maßgeschneiderte Lösungen für die individuellen Bedürfnisse der Unternehmen ermöglicht.