Automation bringt Kosteneffizienz und neue Wertschöpfung

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Immer mehr Beispiele aus der betrieblichen Praxis belegen das große ökonomische Potential von Automatisierung. Ein aktuelles Projekt von T-Systems betrifft etwa die Dienstleistungsbranche und Energieanbieter.

(Christian Czaak) Digitalisierung ist zum unverzichtbaren Bestandteil für neue unternehmerische Wertschöpfung geworden. Bei den Anwendungen ist neben bedarfsgenau skalierbaren Managed Services über cloudbasierte Plattformen immer öfter auch Automatisierung gefragt, ein bis dato unterschätztes Instrument im Kontext mit Kosteneffizienz und Wertschöpfung.

Branchen mit hohen Kundenzahlen
Ein anschauliches Beispiel ist ein Projekt von T-Systems mit einem Kunden aus der Dienstleistungsbranche. Das Unternehmen unterstützt seine Kund:innen bei Erfassung, Visualisierung, Abrechnung und Management individueller Energie- und Wasserverbräuche. Bislang mussten diese bei Wohnungswechsel oder zur jährlichen Ablesung ein Foto der Zählerstände per E-Mail an die Hausverwaltung oder direkt an das Unternehmen senden.

Die dortigen Mitarbeitenden waren dann verantwortlich, die eingegangenen E-Mails manuell zu sichten, zu klassifizieren (Anm. Jahres- oder Zwischenablesung) und korrekt zu archivieren oder weiterzuverarbeiten. Obwohl nicht sehr komplex, fällt eine hohe Frequenz an: Monatlich werden bis zu 3.000 solcher Meldungen verarbeitet, was bei einem Bearbeitungsaufwand von rund 60 Sekunden pro Vorgang in Summe einen monatlichen Zeitaufwand von 50 Stunden ergibt.

Hohe Einsparungen durch Robotic Process Automation
Um diese Prozesse zu optimieren, wurden bei einem gemeinsamen Work-Shop sinnvolle Automatisierungen und finale Ziele für einen Proof of Concept (PoC) definiert. Mit den Ergebnissen entwickelte das Projektteam innerhalb von drei Tagen mittels Robotic Process Automation (RPA) eine funktionale Lösung. Technologische Basis ist dabei die Plattform UiPath für KI-gestützte Prozessautomatisierung. Die Anwendung ermöglicht nun, eingehende E-Mails automatisiert auszulesen, inhaltlich korrekt zu klassifizieren und regelbasiert im System zu archivieren, alles ohne manuelle Eingriffe.

Durch diese automatisierte Beschleunigung erzielt das Unternehmen eine jährliche Zeitersparnis von rund 40 Personentagen. „Die erfolgreiche Umsetzung zeigt eindrucksvoll, wie durch den gezielten Einsatz von Robotic Process Automation und KI-gestützten Technologien einfache, aber ressourcenintensive Prozesse effizient digitalisiert werden können“, unterstreicht Alexander Stoklas, Head of Digital Solutions bei T-Systems Austria. „Neben der signifikanten Zeitersparnis profitiert das Unternehmen auch von einer höheren Datenqualität, geringerer Fehleranfälligkeit und einer spürbaren Entlastung der Mitarbeitenden“.