Deutliche Vorgaben
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Beim Verwalten der Ablage muss man heute mehr Obacht denn je wallten lassen. Erfreulicherweise ist Enterprise Content Management heute schon für den Mittelstand erschwinglich.
Die stetig anwachsende Dokumentenflut wirft in den Unternehmen Fragen der Rechts- und Revisionssicherheit. „Zu einem Kunden, zu einer Produktentwicklung, zu einem Projekt entstehen über das ganze Unternehmen verteilt unzählige Dokumente", sagt Johannes Bischof, Geschäftsführer Konica Minolta Business Solutions Austria, „die müssen etwa im Falle eines Rechtsstreits oder eines steuerrechtlichen Verfahrens wieder auffindbar sein. Die gesetzlichen Vorgaben werden hier immer deutlicher.“
Automatisierung der Workflow-Prozesse
Das und die Automatisierung der Workflows leistet das Enterprise Content Management (ECM). „Unser System hat den Vorteil, dass es auf Sharepoint aufsetzt, dass also in vielen Fällen bereits vorhandene IT-Infrastruktur genutzt werden kann.“ Konica Minolta wendet sich damit besonders an kleinere und mittelständische Unternehmen, die Großen haben schon vor Jahren in ECM investiert.
Das Wesen des ECM hat sich indes geändert. Galt es früher in Papierform vorliegende Dokumente zu digitalisieren, so wird heute vieles, das aufbewahrt werden muss, erst gar nicht mehr ausgedruckt. Ein besonders heikler Fall sind die vielen E-Mails, die sich zu einem Geschäftsfall ansammeln.
Die verteilen sich über diverse Abteilungen im Unternehmen, angefangen beim Vertrieb, über die Geschäftsleitung, hin zur Service- oder Rechtsabteilung. In den meisten Fällen kann die ECM-Software die Dokumente den entsprechenden Geschäftsfällen automatisch erledigen. Menschliche Hilfe wird nur mehr herangezogen, wenn eine zweifelsfreie Zuordnung nicht möglich ist.
