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Ohne ein ausgefeiltes Dokumentenmanagement geht heute gar nichts mehr.

Um sich zu behaupten, m¸ssen Unternehmen ihr Kerngeschäft beherrschen, lautet eine oft wiederholte Management-Weisheit. Das ist zwar richtig, damit allein ist es aber lange nicht getan. So hat das Dokumentenmanagement mittlerweile eine entscheidende Position erlangt.

Ohne Dokumente kein Business
„Ein Großteil der Geschäftsprozesse – von Bestellungen über Rechnungsverarbeitung bis zur Personalabteilung – basiert auf Dokumenten. Ohne Dokumente gibt es also kein funktionierendes Business“, sagt Johannes Bischof, Geschäftsführer von Konica Minolta Business Solutions Austria.
„Dokumente – ganz gleich ob auf Papier oder in elektronischer Form – müssen daher im Unternehmen immer zum richtigen Zeitpunkt, an der richtigen Stelle und im richtigen Format zur Verfügung stehen“, betont Bischof. Das ermöglicht Enterprise Content Management, es schafft eine neue Struktur für die Verarbeitung der Dokumente.
Ein Dienstleister wie die deutsche Fahrlehrerversicherung muss einiges an Korrespondenz bewältigen. Um diese effizienter abzuwickeln, wurden zunächst alle bestehenden Daten elektronisch archiviert. Dann wurde auch der Posteingang digitalisiert.

Das System übernimmt auch bestimmte Rollenverteilung
Eingehende Briefe und Fax-Dokumente werden nun gescannt und zusammen mit den E-Mails den entsprechenden Akten am Server zugeordnet. Erhält die Fahrlehrerversicherung heute neue Post, wird diese automatisch dem zuständigen Sachbearbeiter weitergeleitet. Befindet sich der aber im Krankenstand, reicht das System das digitale Dokument direkt an seine Vertretung weiter.
Als zentraler Punkt für die neue Datenverwaltung wurde der Posteingang definiert, weil hier die meisten Prozesse gestartet werden. Sätze wie “Ich kann Ihnen gerade nicht helfen, da mir Ihre Akte nicht vorliegt”, werden die Kunden dieser Versicherung in Zukunft nicht mehr hören.